Wat is legalisatie?
Een beëdigde vertaling is in principe rechtsgeldig binnen Nederland. Voor gebruik in het buitenland kan echter nog een legalisatie nodig zijn. Legalisatie bevestigt de echtheid van de handtekening en de status van de beëdigd vertaler, zodat de ontvangende instantie in het buitenland de vertaling vertrouwt. Dit biedt extra zekerheid voor de instantie die het document ontvangt.
Legalisatie is een procedure waarmee een overheidsinstantie verklaart dat de handtekening op een document afkomstig is van een persoon met de juiste bevoegdheden. Bij een beëdigde vertaling wordt dus niet de inhoud van de tekst opnieuw getoetst, maar uitsluitend de identiteit van de vertaler en de authenticiteit van diens handtekening.
Twee soorten legalisatieprocedures
De vereiste legalisatie verschilt per land. We maken onderscheid tussen:
- De verkorte procedure (apostilleprocedure): voor landen die aangesloten zijn bij het Haags Apostilleverdrag (1961).
- De uitgebreide procedure: legalisatie voor landen die niet zijn aangesloten bij dit verdrag.
Het is altijd zaak om vooraf bij de ontvangende buitenlandse instantie te informeren wat precies wordt verwacht.
Apostilleprocedure
Wanneer een vertaling bestemd is voor een land aangesloten bij het Apostilleverdrag, volstaat een zogeheten apostille.
- Uitvoering: de rechtbank te Amsterdam (of een andere rechtbank in Nederland) kan de handtekening van de beëdigd vertaler bevestigen.
- Aanvrager: de apostille kan worden aangevraagd door de vertaler óf door de klant zelf.
- Kosten: bij de rechtbank worden leges geheven voor het verstrekken van een apostille.
- Resultaat: op het document wordt een apostillestempel geplaatst. Hiermee erkent de rechtbank dat de handtekening van de beëdigd vertaler bekend is en dat de vertaler voorkomt in het Rbtv.
Dankzij de apostille hoeft het document niet meer langs ambassades of ministeries. Daarmee is dit een relatief snelle en eenvoudige legalisatie.
Uitgebreide procedure
Voor landen die niet zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag geldt een langere en complexere procedure. Deze verloopt meestal in de volgende stappen:
- Rechtbank: bevestigt de handtekening en status van de beëdigd vertaler.
- Ministerie van Buitenlandse Zaken: legaliseert de verklaring van de rechtbank. In sommige gevallen is een tussenstap via het Ministerie van Justitie vereist.
- Ambassade of consulaat van het bestemmingsland: legaliseert ten slotte de verklaring van het ministerie.
Deze route kan dagen tot weken in beslag nemen en brengt extra kosten met zich mee. Daarom is het raadzaam tijdig te informeren welke eisen de ontvangende partij stelt.
Legalisatie van het brondocument
Vaak werkt een beëdigd vertaler met een kopie van het brondocument. Soms vereist de ontvangende instantie echter dat het originele document zelf eerst wordt gelegaliseerd. Dit geldt bijvoorbeeld voor diploma’s of notariële akten.
Het procedureschema ziet er dan als volgt uit:
- Brondocument laten legaliseren (rechtbank voor apostillelanden, Consulair Dienstencentrum (CDC) en vervolgens ambassade/consulaat van het bestemmingsland voor niet-apostillelanden).
- Dit gewaarmerkte document vervolgens beëdigd laten vertalen.
- Ten slotte de bovenstaande legalisatieprocedure van de beëdigde vertaling zelf doorlopen (apostille of volledige legalisatie).
In de meeste gevallen kunt u zelf de legalisatieprocedure van uw document doorlopen. Echter, vanwege de omvang en complexiteit van de procedure zijn er ook veel mensen die dit liever uitbesteden. Als beëdigd vertaler gevestigd in Amsterdam kan ik de legalisatieprocedure desgewenst voor u verzorgen. Neem gerust contact op als u een document moet laten vertalen en legaliseren. Door tijdig te informeren naar de vereisten van de ontvangende instantie in het buitenland voorkomt u onnodige vertraging en extra kosten.